1 OBJETIVOS.

Establecer las actividades necesarias en el control de los documentos y registros del Sistema de Gestión de Calidad, para asegurar la adecuación, identificación, disponibilidad y conservación de la información de harinas industriales HIDO DE COLOMBIA.

2 ALCANCE

Todos los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad se deben controlar como lo indica éste procedimiento.

Este Procedimiento es de aplicación a los siguientes tipos de Documentos del Sistema de Gestión de la Calidad:

·         Manual de Calidad

·         Descripción de Procesos

·         Procedimientos documentados

·         Documentos específicos (instructivos, planes de calidad, normas, reglamentos, videos, fotografías).

3 DEFINICIONES.

APROBACIÓN:  Confirmación    de que lo consignado en los documentos corresponde  con  los  procesos  de  Gestión  que  se  realizan  dentro  de  la organización y que se encuentran en vigencia a partir de ese momento.

ARCHIVO CENTRAL: unidad administrativa donde se aseguran los documentos transferidos o trasladados por los distintos archivos de gestión de la Universidad, y que una vez finalizado su trámite siguen siendo vigentes y objeto de consulta para las propias oficinas.

ARCHIVO DE OFICINA O GESTION: Aquel en el que se reúne la documentación en trámite en busca de solución a los asuntos iniciados, sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que las soliciten.

ARCHIVO TOTAL: Concepto que hace referencia al ciclo vital de los documentos. Proceso integral de la formación del archivo en su ciclo vital. Producción o recepción, distribución, consulta, retención, almacenamiento, preservación y disposición final. (Parágrafo del art. 20 del Reglamento General de archivos del Archivo General de la Nación)

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente.

COPIA CONTROLADA: Copia del documento original con registro de asignación a un proceso, por lo tanto, no se debe reproducir sin autorización, y siempre que cambia la versión debe ser actualizada.

COPIA NO CONTROLADA: Copia del documento original entregado con fines de información, motivo por el cual no se actualiza a la persona que lo posea por cambios de versión.

DIAGRAMA DE FLUJO: Es una representación gráfica de la secuencia de los pasos para describir cómo funciona un proceso para producir un fin “deseable“.

DISPOSICIÓN: Acción por tomar cuando se ha cumplido el tiempo de archivo establecido para los registros de calidad; por ejemplo: destrucción, envío a archivo histórico, microfilmación, entre otros.

DOCUMENTO: Información y su medio de soporte (escrito, medios magnéticos, Videos, Fotografías, etc.)

DOCUMENTO OBSOLETO: Información y su medio de soporte que se encuentra reemplazada por una versión actualizada.

FORMATO: Es un documento preestablecido impreso o digital, donde se registra información relacionada con una actividad o proceso y que facilita la recolección de información clave.

GESTIÓN DE DOCUMENTOS: Conjunto de actividades  administrativas y técnicas, tendientes al eficiente, eficaz y efectivo manejo y organización de la documentación producida y recibida por una entidad desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su consulta, conservación y utilización.

IDENTIFICACIÓN: Acción que permite reconocer los registros de calidad y relacionarlos con el producto o la actividad involucrada o el procedimiento del sistema de gestión de calidad.

INFORMACIÓN: Datos que poseen significado

INSTRUCTIVO: Documento que describe en detalle el qué y el cómo de una actividad o proceso específico. Por su extensión o referencia repetida en uno o varios documentos se debe definir en un documento separado.

LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS: Es la relación ordenada de los documentos que forman parte del SGC. Sirve para conocer el inventario y la última versión aprobada de los documentos.

NORMALIZACIÓN: Someter una actividad u objeto a norma, o sea a un modelo, tipo, patrón o criterio dado.

PROCEDIMIENTO: Según el numeral 3.4.5 de la Norma ISO 9000:2005 es la “forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso”. La nota 1 del mismo numeral indica que los procedimientos pueden estar documentados o no. También se entiende por procedimiento el documento que describe con alto grado de detalle el modo de realizar las actividades principales del Sistema de Calidad.

PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO: Procedimiento que se establece formalmente en un medio reproducible físico (papel) o magnético (CD).

PROCESO: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados.

PROTECCIÓN: Condiciones que permiten asegurar el buen estado de los registros.

RECOLECCIÓN: Acción de recopilar los registros desde los sitios donde se originan, para su posterior clasificación y almacenamiento.

REGISTROS: Son documentos que presentan resultados obtenidos o proporcionan evidencia de actividades   realizadas. Pueden ser formatos diligenciados,       cartas, memorandos,  actas, contratos, listas   de chequeo diligenciadas y otros. Los registros obtenidos pueden conducir a

DIAGRAMA DE FLUJO DE LAS ETAPAS VER EN FOTOGALERIA.